Cartão CNPJ: saiba o que é e como obter esse documento

por Tiago Reis 13/09/2019 10:27 Atualizado em: 22/03/2022 11:24

Qualquer pessoa que deseja começar a empreender precisa conhecer os trâmites e documentos necessários para iniciar essa jornada, entre eles está o cartão CNPJ.

A emissão de um cartão CNPJ é bem simples e também possui uma versão digital. A versão digital, inclusive, pode facilitar no acesso a serviços online, como emissão de nota fiscal eletrônica e auxiliar no planejamento financeiro do empreendedor.

O que é um cartão CNPJ?

O cartão CNPJ é o documento que comprova que uma empresa existe e está devidamente registrada nos órgãos correspondentes. Dessa forma, ele funciona para uma pessoa jurídica tal qual o CPF para uma pessoa física.

O CNPJ é a sigla para Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, antes de ter esse nome esse documento era conhecido como CGC (Cadastro Geral do Contribuinte). Todas as empresas registradas no Brasil devem ter um número de CNPJ e consequentemente terão acesso ao cartão CNPJ.

Assim, ele é um dos principais documentos de uma companhia. Todavia, vale ressaltar que apesar de ele conter uma série de informações da companhia, não substitui outros documentos como o contrato social de uma empresa, por exemplo, visto que os dois documentos cumprem funções diferentes.

Para que serve o cartão CNPJ?

O cartão CNPJ serve para uma série de ações que a empresa precisa tomar que podem ir desde uma simples abertura de conta até a emissão de nota fiscal. Dessa forma, esse documento além de comprovar a existência da pessoa jurídica, é uma fonte de informações acerca de uma empresa.

A constituição de uma empresa implica necessariamente na criação de um cartão CNPJ. Esse documento é importante para consultar informações sobre uma companhia. Dado que tanto pessoas jurídicas de direito privado, quanto de direito público, como o BACEN, possuem esse documento em domínio público.

Nesse sentido, o mais comum é que quando é necessário apresentar documentos para abertura de contas ou cumprir obrigações legais, são sempre solicitados o cartão do CNPJ, contrato social e os documentos dos responsáveis pela companhia. Contudo, ele tem a vantagem de ser o único documento relevante das empresas que é de fácil acesso para consulta.

Para abertura de contas em bancos nacionais ou contrair empréstimos financeiros, especialmente em agências de fomento como o BNDES, é imprescindível apresentar esse documento.

Além disso, para alguns tipos de relações comerciais, imprimir o cartão CNPJ também é importante para firmar contratos. Por exemplo, quando duas empresas acordam uma prestação de serviços ou fornecimento de mercadorias, em geral, é celebrado um contrato e para ter certeza que a outra empresa realmente existe e atua naquele setor é importante apresentar esse documento.

Para a emissão de nota fiscal, é imprescindível que uma empresa possua um cartão CNPJ. Mesmo empresas que não são obrigados a emitir nota fiscal para receber honorários, como é o caso de Sociedade de Advogados, por exemplo, precisam ter CNPJ para faturar os seus serviços.

Portanto, para saber a qual dos tipos de empresa a companhia pertence, se está ativa ou onde é domiciliada, a maneira mais fácil é consultar o cartão CNPJ na Receita Federal. Além disso, a consulta a esse documento pode contribuir para evitar fraudes. Por esse motivo, qualquer instituição financeira solicita esse cartão como requisito básico para as empresas.

Quais informações constam no cartão CNPJ?

Ao fazer a emissão do cartão CNPJ é possível encontrar as principais informações cadastrais de uma companhia, sendo que uma das mais importantes é a situação cadastral da companhia. Entre as informações que constam nesse documento estão:

• Número do CNPJ;
• Razão Social;
• Título do estabelecimento (Nome fantasia);
• Data de abertura;
• Código e descrição da atividade econômica principal e secundária (referente à CNAE);
• Código e a descrição da natureza jurídica;
• Endereço;
• E-mail do responsável;
• Número de telefone;
• Situação Cadastral;
• Motivo da situação cadastral;

Além de consultar se a companhia está ativa ou inativa, a possibilidade de consultar o motivo da situação cadastral em caso de inatividade colabora em uma consulta prévia. Em alguns casos, a empresa pode estar irregular perante à Receita Federal. Portanto, saber se a empresa está apta a prestar serviços ou vender mercadorias é essencial.

Um ponto que pode também trazer benefícios tanto para quem consulta como para as empresas consultadas é a data de abertura da companhia. Em geral, empresas com longo histórico no mercado tendem a gerar menos preocupações para clientes e parceiros comerciais, portanto, a data de abertura é outra informação do cartão CNPJ que pode colaborar para essas situações.

Além disso, a consulta dos dados cadastrais da companhia colabora para saber se o endereço da companhia existe e se a companhia não é apenas uma empresa fantasma. Além disso, os códigos e descrições das atividades para qual a companhia está autorizada a operar é importante para saber se a atividade que ela presta está dentro das suas características.

Números do cartão CNPJ

O número de CNPJ possui sempre 14 números no seguinte formato XX.XXX.XXX / XXXX-XX. Os oito primeiros números desse documento são a raiz da companhia. Já os quatro números após a barra indicam a quantidade de filiais da companhia. Por exemplo, empresas com o número 0005 após a barra possuem 5 filiais. Já o CNPJ com número 0001 após a barra é referente à matriz.

Os dois últimos números de um CNPJ são referentes ao dígito verificador. Há uma conta matemática nos sistemas que emitem o CNPJ das empresas, capaz de verificar a partir do dígito verificador se os números da raiz estão corretos.

A facilidade para consultar as informações nesse documento é um fator positivo inclusive para a própria empresa, visto que caso alguém fique em dúvidas sobre as informações da companhia basta uma consulta ao site da Receita Federal. Inclusive esse é um dos motivos pelo qual é importante sempre manter informações como endereço, telefone e e-mail atualizados.

Qual a diferença entre o certificado MEI e o cartão CNPJ?

Apesar de muitas pessoas confundirem esses dois documentos, o certificado MEI e o cartão CNPJ são dois documentos completamente diferentes. O Certificado MEI não é o cartão CNPJ do MEI e sim o documento que comprova que a empresa foi aberta. Na prática, esse documento se assemelha ao Contrato Social de empresas convencionais.

Já o cartão CNPJ é o documento que comprova o cadastro da companhia junto à Receita Federal e reúne as informações da companhia. Dessa forma, uma empresa MEI possui tanto o Certificado MEI, o qual é o documento de abertura da empresa, como também o cartão CNPJ junto ao fisco brasileiro.

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Além disso, há informações em cada um desses documentos que não existem no outro. Por exemplo, no Certificado MEI constará as informações pessoais do titular da companhia, como nome completo e o número de documentos como CPF e RG, ao passo que no cartão CNPJ constam exclusivamente informações da empresa.

Além disso, no cartão CNPJ constam algumas informações da companhia que em alguns casos não estão contidas no certificado MEI. É o caso da situação cadastral da empresa no momento da consulta ao cartão CNPJ, essa informação não consta no Certificado MEI. Além disso, algumas informações como telefone e e-mail também não aparecem no certificado de abertura da MEI.

Contudo, é importante ressaltar que ambos os documentos são essenciais para um Microempreendedor Individual. Nos momentos de realizar empréstimos bancários ou mesmo abertura de conta, é comum serem solicitados ambos os documentos. O mesmo vale para transações comerciais, como contratos de prestação de serviços.

Dessa forma, é sempre importante para esse tipo de empresário ter salvo esses dois documentos para não ter dificuldades em algumas situações do cotidiano. Além disso, é importante sempre estar atento para a atualização das informações, visto que alguma incongruência entre as informações dos dois documentos pode gerar dificuldades.

Como emitir um cartão CNPJ?

O cartão CNPJ é emitido na Receita Federal basta acessar o site da Receita e seguir os seguintes passos:

• Acessar o site da Receita Federal;
• Entrar na página de Emissão de Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral;
• Informar o número do CNPJ.

O cartão é emitido automaticamente no momento da solicitação. Caso necessário, é possível tanto baixar cartão CNPJ ou imprimir.

Mesmo para contribuinte pessoa física, é possível consultar a situação do CPF por intermédio desse site na página para Consulta de CPF e verificar se esse contribuinte está com alguma pendência junto ao fisco.

A consulta e emissão periódica ao cartão CNPJ é importante porque evita surpresas como algum tipo de restrição no CNPJ ou algo parecido. Dessa forma, divergências no momento de declarar o imposto de renda, por exemplo, podem gerar problemas na situação cadastral.

Versão digital do cartão CNPJ

O cartão CNPJ possui uma versão eletrônica. Essa versão é conhecida como certificado digital ou e-CNPJ. O certificado digital concede acesso a uma série de serviços online, o que pode facilitar a gestão da empresa.

Serviços como emissão de nota fiscal eletrônica, por exemplo, podem ser realizados online com esse certificado. Além disso, algumas prefeituras exigem a adesão a esse sistema digital, especialmente para Microempreendedores Individuais, visto que esse cartão digital facilita uma série de processos.

Há empresas, além da Receita Federal e das Juntas Comerciais, que realizam a emissão do certificado digital. Porém, nessa emissão pode ser cobrado uma tarifa, a qual pode variar de emissor para emissor.

Quais são os documentos necessários para emitir o cartão CNPJ?

Para emitir o CNPJ é necessário constituir uma empresa. Dessa forma, a emissão do cartão CNPJ, na prática, é a regularização da empresa criada junto à Receita Federal.

Portanto, após requerer o contrato social, definir as características da companhia, fazer registro em cartório e na junta comercial, é necessário realizar a inscrição no CNPJ junto à Receita Federal. Em geral, é possível realizar esse procedimento de forma online.

Microempresa: quais são as características deste tipo de negócio?

No caso das empresas MEI esse processo costuma ser ainda mais simples, visto que a empresa pode ser aberta diretamente no Portal do Microempreendedor a partir do preenchimento de um formulário. Nesse caso, a emissão do CNPJ se dará de forma automática.

Entretanto, para obter o e-CNPJ ou CNPJ digital é necessário apresentar os seguintes documentos do representante legal e da empresa, entre eles:

• Documento de identificação do titular;
• CPF (Cadastro de pessoa física);
• Comprovante de endereço do titular (emitido há no máximo 3 meses);
• Documento de constituição da empresa;
• Alterações contratuais da companhia, se houver;
• Documentos de eleição da diretoria vigente, se houver;
• Cartão CNPJ impresso no máximo 3 meses da data de validação do certificado;

É necessário apresentar os documentos originais no momento da validação do e-CNPJ. Contudo, no caso dos documentos da empresa, é possível substituir os originais por cópia autenticada.

Além disso, será colhido a biometria e foto do representante legal da empresa. Essas exigências correspondem a legislação da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Essa infraestrutura viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual dos cidadãos brasileiros.

Quais os benefícios de ter um cartão CNPJ?

Os benefícios em ter um cartão CNPJ podem ser muitos, especialmente em comparação à pessoas que precisam comprar itens de forma contínua ou fechar contratos de média e longa duração.

Muitas vezes, empresas e lojas concedem preços especiais em vendas para empresas, visto que, em geral, o volume da venda é maior.

Além disso, em negociações com instituições financeiras as condições para quem possui CNPJ costumam são melhores. As vantagens nesse caso tendem a ser maiores para quem precisa de volumes maiores de empréstimos ou financiamentos, por exemplo.

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Visto que o crédito para empresas na maior parte das vezes possui um limite maior em relação à pessoa física. O fato de ter a possibilidade de acessar volumes maiores de empréstimos com um CNPJ também pode contribuir para conseguir taxas de juros menores.

É importante lembrar que o banco tende a consultar também se o CPF possui alguma restrição. Dessa forma, apesar das possíveis vantagens de uma negociação para quem tem CNPJ, é essencial que a pessoa física responsável pela empresa não possua restrições em seu cadastro.

É possível encontrar bancos e financeiras que realizam empréstimos para negativados e podem conceder condições especiais para o portador de um CNPJ. Todavia, empréstimos para pessoas com restrições cadastrais tendem a ter taxas de juros maiores, visto que esse banco costuma aumentar as taxas para compensar o risco de inadimplência.

Vale lembrar também que apenas ter o CNPJ não é condição suficiente para desfrutar de benefícios. O score de crédito também é passível de consulta. Em geral, no momento de celebrar contratos, como aluguel ou prestação de serviços, é comum que o CNPJ da companhia seja consultado nas instituições de proteção ao crédito.

Qual a importância de ter um cartão CNPJ?

A importância do documento do CNPJ começa pelo ponto de que a partir desse documento é possível comprovar não apenas a existência da companhia, como também a situação cadastral dela.

O fato de ser um documento que pode ser consultado a qualquer momento contribui para que o mercado possa celebrar contratos com informações recentes sobre a outra parte. Dessa forma, o cartão CNPJ fornece uma segurança institucional para os agentes econômicos.

O que as empresas fazem com os lucros?

No momento de tomar um empréstimo, por exemplo, a simples apresentação do contrato social da empresa não é suficiente para que a instituição credora tenha informações sobre a situação atual da companhia, ao passo que pela consulta do cartão CNPJ é possível.

O mesmo vale para negociações entre duas empresas e até mesmo para a contração de trabalhadores. Um empregado que passa a trabalhar em determinada empresa pode consultar o cartão CNPJ na receita a situação cadastral da empresa. Essa consulta poderia evitar casos de fraudes ou de contratações por intermédio de empresas que não existem.

Vale ressaltar que apenas consultar o CNPJ não é suficiente para saber a situação financeira da companhia. Visto que é possível uma empresa estar devidamente regularizada e com as obrigações fiscais em dia, mas estar passando por problemas financeiros, como problemas de fluxo de caixa, a qual poderia comprometer sua capacidade futura de honrar seus pagamentos.

Todavia essa consulta prévia pode verificar se a companhia já não enfrenta problemas desse tipo. Portanto, apesar de não ser a única solução para evitar fraudes e problemas com os compromissos firmados por uma empresa, a consulta do cartão CNPJ é importante para consulta inicial.

Nesse sentido, ter as informações atualizadas e o CNPJ ativo é essencial, bem como manter uma cópia atualizada desse documento. Esse documento é um dos mais importantes, principalmente para pequenos empresários.

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