Folha de pagamento: entenda como funcionam os gastos com funcionários
A Folha de Pagamento é um tipo de custo que praticamente toda empresa tem todos os meses.
Ela representa, desse modo, o valor gasto com mão de obra. Ou seja, a folha de pagamento é o valor que a empresa paga para os funcionários por eles terem vendido a sua força tarefa em um determinado período para a mesma.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é o total que uma empresa tem que desembolsar todo mês para pagar os funcionários pelos serviços prestados.
O pagamento dos salários deve ser feito mensalmente. Sendo que os honorários pagos correspondem aos serviços prestados do dia 01 ao dia 30 ou 31 de cada mês. Obrigatoriamente a empresa deverá realizar o pagamento até o quinto dia útil do mês subsequente.
Quando é feita a folha de pagamento?
A folha de pagamento é feita, dessa maneira, desde o fechamento até o quinto dia útil. É, desse modo, emitido um demonstrativo de pagamento chamado de holerite ou contracheque.
Esse demonstrativo protege tanto a empresa quanto o funcionário, pois ele garante que os pagamentos estão sendo feitos mensalmente. O pagamento pode ser realizado de três maneiras pela empresa:
- Cheque nominal;
- Dinheiro;
- Transferência em conta salário.
Caso o pagamento não seja realizado pela empresa até o quinto dia útil do mês subsequente ao mês trabalhado a empresa poderá ser multada.
O que está discriminado no holerite?
No holerite estão discriminados todos os ganhos e descontos do salário do funcionário. Assim sendo, caso o funcionário tenha faltas ou outros descontos os mesmos são especificados no contracheque.
Também é discriminado todos os dados da empresa, do funcionário, bem como o número do seu registro. Outros dados, contudo, que podem ser encontrados no Holerite são:
- Valor do desconto do INSS;
- Valor do FGTS recolhido pela empresa;
- Total de horas trabalhadas no mês;
- Valor do DSR (Descanso Semanal Remunerado);
- Valor das comissões pagas pela empresa;
- Participação nos lucros e resultados;
- Desconto do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- Descontos Sindicais.
Qual os encargos que incidem sobre a folha de pagamento?
A Folha de Pagamento normalmente é dada pelo salário bruto e salário líquido. Entende-se por salário bruto o valor que a empresa realmente gastou com o funcionário e salário líquido o valor que o funcionário recebeu.
A diferença entre um e outro é dada, no entanto, pelo desconto do INSS, IRRF e descontos sindicais. Esses valores são recolhidos, dessa forma, diretamente pela empresa para o órgão competente. Sendo que eles fazem parte do salário.
Sobre o salário bruto também são inseridos outros encargos que devem ser provisionados mensalmente pela empresa, como:
- 13º Salário proporcional;
- Férias proporcionais;
- ⅓ das Férias proporcionais;
- FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço);
- Multa de 50% sobre o FGTS (Para casos de demissão).
- INSS Patronal (Para empresas não enquadradas no simples nacional).
Como é feito o cálculo desse provisionamento?
A provisão dos encargos, bem como o seu pagamento é feita separadamente um por um e depois somadas ao final.
Imaginemos uma empresa cuja folha salarial é de R$ 20.000,00. Para encontrar as Férias e o 13º Salário é somente pensar que ambos são uma folha de pagamento a mais.
Assim sendo, o valor do décimo terceiro salário nesse exemplo é de R$ 20.000,00 e o valor das Férias também é de R$ 20.000,00. Para fazer o provisionamento basta dividir ambos por 12.
- 13º Salário Provisionado = R$ 20.000 / 12 = R$ 1.666,66
- Férias Provisionadas = R$ 20.000 / 12 = R$ 1.666,66
Para encontrar o ⅓ das férias basta dividir o valor das férias por 3 e depois fazer a divisão por 12, conforme exemplo abaixo:
- ⅓ das Férias = R$ 20.000,00 / 3 = R$ 6.666,67
- ⅓ das Férias = R$ 6.666,67 / 12 = R$ 555,55
Como é calculado os demais encargos?
O FGTS é dado, dessa forma, em percentual. Sendo ele de 8% sobre o salário bruto do funcionário. O seu recolhimento deve ser feito todo dia 7 de cada mês. Para encontrar o valor basta aplicar a alíquota sobre a folha de pagamento:
- FGTS = R$ 20.000,00 * 8% = R$ 1.600,00
A Multa de 50% do FGTS somente é paga, portanto, em casos da empresa demitir o funcionário. Todavia, é importante também projetá-la ao salário e caso o mesmo peça demissão esse valor entra como lucro líquido para a empresa. Para calcular esse valor basta aplicar a alíquota de 50% sobre o valor recolhido do FGTS:
- Multa sobre FGTS = R$ 1.600,00 * 50% = R$ 800,00
Por fim há o INSS Patronal cujas empresas enquadradas no Simples são isentas. Entretanto para as empresas enquadradas no Lucro Presumido ou Real esse valor representa 20% da folha de pagamento.
- INSS Patronal = R$ 20.000,00 * 20% = R$ 4.000,00
Encontrando o valor da Folha de Pagamento
Agora que já sabemos como calcular cada item da folha de pagamento basta somar tudo ao valor da folha. Desse modo conseguiremos saber o valor real gasto pela empresa com salários.
- Folha de Pagamento = R$ 20.000,00 (+)
- 13º Salário Provisionado = R$ 1.666,66 (+)
- Férias Provisionadas = R$ 1.666,66 (+)
- ⅓ das Férias Provisionadas = R$ 555,55 (+)
- FGTS Sobre Salário = R$ 1.600,00 (+)
- Multa sobre o FGTS = R$ 800,00 (+)
- INSS Patronal = R$ 4.000,00 (+)
- Total da Folha de Pagamento = R$ 30.288,87
Note que uma empresa que não é enquadrada no Simples possui uma folha de pagamento de quase 50% a mais do valor do salário bruto. No caso das empresas enquadradas no simples esse valor, entretanto, cai para aproximadamente 30%.
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