ERP: entenda o que é como funciona o Enterprise Resource Planning

Uma mesma empresa costuma ter muitas áreas que convergem, de forma que, para fazer uma gestão empresarial eficiente, muitos empreendimentos recorrem ao ERP.

O ERP demanda investimento, mas pode ser fundamental para uma boa administração tanto nas pequenas empresas quanto nas S/As.

O que é o ERP (Enterprise Resource Planning)?

ERP é a sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais). Na prática, trata-se de softwares de gestão empresarial voltados a diferentes públicos e setores. Atualmente, a oferta de produtos assim é grande, sendo estes utilizados até mesmo por escritórios contábeis.

Isso porque quando o contador é terceirizado, a informação tende a demorar mais para chegar às suas mãos.

Com a automação, este tempo cai consideravelmente, algo importante para evitar multas e atrasos em obrigações tributárias e acessórias.]

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Qual a função de um software de ERP?

Um ERP tem por objetivo automatizar uma série de processos administrativos dentro do empreendimento. Assim, é possível melhorar o planejamento de recursos empresariais.

Além disso, ele une todas as informações em um único software, ao integrar todos os setores do negócio no mesmo ambiente de trabalho.

Com isso, os processos se tornam mais ágeis e assertivos, evitando que haja a necessidade de fazer uma mesma tarefa mais de uma vez.

Este tipo de sistema ainda promete minimizar o risco de falhar humanas, uma vez que automatiza boa parte das operações.

Como funciona um ERP?

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Dentro de um sistema de gestão deste tipo, o usuário encontra diversos módulos, cada um para uma operação ou setor diferente.

Assim, é comum encontrar abas como:

  • Compras;
  • Vendas;
  • Estoque;
  • Contas a pagar;
  • Contas a receber;
  • Fluxo de caixa;
  • Produção;
  • Contabilidade.

Como há interação entre os módulos, basta que a informação seja inserida uma única vez no sistema para que todos os demais sejam atualizados.

Isso de forma automática. O que representa um avanço, em especial no tocante aos estoques, cujos dados também devem ser informados ao governo.

Todos estes dados formam, ao final do ciclo de informações, os dados que formam a Contabilidade do negócio.

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Logo, eles serão repassados pelo contador à Receita Federal, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

É importante atentar que boa parte dos dados que comporão o balanço patrimonial do empreendimento também será retirada do ERP.

Por isso, cada usuário pode acessar apenas os módulos que são diretamente ligados ao seu trabalho.

Isto é definido pelo administrador da empresa no momento da implantação do sistema no negócio.

Ainda assim, com o ERP online, a atualização de todos os demais módulos ocorrerá quando os indivíduos inserirem novos dados nas áreas que lhe competem.

Como escolher o melhor ERP para uma empresa?

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Com o mercado fervilhando de novos produtos voltados à gestão empresarial, surge a indecisão acerca de qual opção escolher.

Aqui é preciso considerar o porte da empresa, o grau de complexidade das suas informações e o preço cobrado pelo sistema, claro.

Isso porque para uma pequena empresa não é necessário adquirir o software mais potente disponível no mercado.

Assim como a aquisição de um software mais básico não será o suficiente para uma S/A.

O preço destes produtos tende a variar de acordo com a sua capacidade e o seu desenvolvedor.

Logo, para escolher o ERP certo, o recomendável é optar por uma empresa confiável, mas que não cobre valores impraticáveis.

É comum que empresas que começaram a se modernizar recentemente recebam sugestões dos seus contadores acerca de qual sistema ERP utilizar.

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Inclusive, para quem tem contabilidade externa, é importante verificar se o programa adquirido é compatível com o utilizado pelo escritório do prestador de serviços. Assim, será mais fácil integrar todas as informações.

Uma dica é pedir a opinião dos usuários deste serviço, para conhecer as limitações, dificuldades e vantagens do ERP antes de adquiri-lo.

Desta forma, é mais fácil ter sucesso na compra do software ideal para o negócio. Vale lembrar que esta tecnologia visa as empresas e não as pessoas físicas.

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Assim, não será preciso pensar em adquirir um ERP apenas para lidar com suas finanças pessoais e lucrar mais.

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    Tiago Reis
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