Criadas pelo governo como uma forma de conhecer as ações e movimentações das empresas, as obrigações acessórias fazem parte da vida de uma companhia, assim como os demonstrativos de fluxos de caixa.
Muitas das obrigações acessórias são conhecidas do grande público, como as notas fiscais eletrônicas ou mesmo a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf). Outras, nem tanto.
As obrigações acessórias são documentos com informações da empresa e suas movimentações que devem ser encaminhados ao órgão fiscalizador, dentro de um prazo específico. Assim, elas podem ser municipais, estaduais ou federais e costumam estar ligadas a algum tributo.
Estes documentos costumam ser enviados pelos contadores das empresas, que possuem acesso aos dados necessários.
É importante não confundir as obrigações acessórias com as obrigações tributárias.
Como o nome sugere, as obrigações tributárias são os impostos que devem ser pagos pela organização.
Por mais que ambas sejam interligadas, na prática, funcionam de modo diferente.
Tecnologia nas obrigações acessórias
A tecnologia não tardou a chegar aos órgãos governamentais responsáveis pelo monitoramento das empresas.
A Receita Federal do Brasil, inclusive, é referência no mundo, tendo um dos sistemas mais eficientes já implantados.
A busca por arrecadação é tão grande que o computador principal do órgão é conhecido como Tiranossauro Rex. Dentro dele, o software Harpia acompanha as movimentações dos contribuintes.
Assim, o que antes era enviado em papel passou para disquetes nos anos 2000 e hoje faz parte dos arquivos nas nuvens dos escritórios de contabilidade do Brasil.
Obrigações acessórias e o Sped
Com toda essa tecnologia, nos últimos anos a Receita tem trabalhado para automatizar as obrigações acessórias enviadas pelas empresas.
Com isso, nasceu o Sistema Público de Escrituração Digital, mais conhecido pela sua sigla “Sped”.
O Sped é a junção de diversas obrigações acessórias em um único sistema:
- Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial);
- e-Financeira;
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica – NFC;
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita (EFD-Contribuições);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD);
- Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf);
- Escrituração Contábil Digital (ECD);
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF); e
- Controle Fiscal Contábil de Transição (FCont).
Cada uma delas possui um prazo específico para envio ou emissão, com penalidades por atraso ou inexatidão na informação.
A intenção da Receita Federal é cruzar todos estes dados em busca de possíveis sonegações ou crimes fiscais.
A expectativa é que em breve boa parte destes dados venha pré-preenchida com os dados coletados pelo órgão ao longo do ano.
Obrigações acessórias para pessoas físicas
As obrigações acessórias não estão restritas às empresas. Nós, pessoas físicas, também fazemos a entrega periódica de uma delas: a Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física (Dirpf).
Assim como as demais, esta obrigatoriedade se torna mais complexa de acordo com a quantidade de fontes de renda que o contribuinte tem.
Quantos mais bens e pagamentos recebidos, mais dados terão de ser repassados ao governo.
Nesta conta entra também o eSocial, braço do Sped, para aqueles que têm empregados domésticos. Ou seja, babás, cozinheiros, faxineiros, motoristas ou mesmo jardineiros.
Quem está nesta situação precisa, mensalmente, enviar os dados sobre estes empregados para a Receita Federal.
A partir destas informações, será gerado o Documento de Arrecadação do eSocial (DAE), que precisara ser pago pelo empregador.
A burocracia é apontada como um dos maiores entraves no crescimento das empresas no Brasil.
Levantamentos apontam que são publicadas no Brasil cerca de 10 mil alterações tributárias por ano.
Considerando que cada uma delas afeta outras obrigações acessórias, o desafio é grande.
